Es klingt so banal: Hinter jeder E-Mail steckt ein Mensch, der sie geschrieben hat. Und hinter jedem Empfänger einer, der sie liest. Nichtsdestotrotz lohnt es sich, diese „Wahrheit“ immer wieder ins Gedächtnis zu rufen. Und wer sie verinnerlicht hat, legt eine Haltung vor, mit der er in der Kommunikation immer safe sein wird.
Wenn deine E-Mails nicht mehr überlesen werden, wirst du nicht mehr übersehen
Es geht um Menschlichkeit und das Persönliche. In der schriftlichen Businesskommunikation findet man sie immer noch selten. Selbst top ausgebildete Leute halten sich lieber an vorgegebene Formulierungen, denn sie sind wie ein Dresscode: Hältst du dich daran, bekommst du im Gegenzug Orientierung und Schutz. Und du kannst nicht wirklich etwas falsch machen. In Erinnerung bleiben wirst du damit aber auch nicht.
Willst du positiv auffallen, musst du dich trauen, mit deinen Nachrichten einen Unterschied zu machen. Folgende drei Punkten können dir helfen, deine Businesskommunikation gekonnt und ohne größeren Aufwand persönlicher werden zu lassen:
1. Anrede und Grußformel:
Wähle eine dem Adressaten angemessene Formulierung; wenn du die Person nicht kennst, der E-Mail dennoch eine persönliche Note verleihen willst, ist es ratsamer, dem Gruß am Ende eine individuellen Touch zu verleihen als die Anrede unnötig persönlich (z. B. „Hallo Thomas“, wenn ihr euch nicht offensichtlich duzt) oder sogar komplett unpersönlich zu halten (z. B. „Hallo“ ohne den Namen der Person zu nennen).
2. Eingehen auf Bedürfnisse & Wünsche
Jeder Mensch möchte sich gesehen und gehört fühlen. Das ist nicht kindisch, sondern menschlich. Und es gilt sowohl für den frischgebackenen Praktikanten als auch für die erfahrenste Vorstandschefin. Merke dir deswegen: Die Zeit, die du in Empathie steckst, wird niemals, wirklich niemals vergeudet sein. Das heißt nicht, dass du mit deinem Chef mitleiden oder dir die Lebensgeschichte jedes Kollegen anhören musst.
Du gibst Empathie, indem du das Anliegen deines Gegenübers anerkennst, indem du aktiv zuhörst und nachfragst. Am Ende des Gesprächs lohnt es sich außerdem mit eigenen Worten zu wiederholen, wie du die Person und ihr Anliegen verstanden hast. Positiver Nebeneffekt: Du ersparst euch mögliche Missverständnisse und damit einen Konflikt.
3. Feedback & Rückversicherung
Hast du bereits mit der Person kommuniziert, arbeitet ihr an einem gemeinsamen Projekt oder entwickelst du etwas für einen Kunden? Dann nutze alltägliche E-Mail-Kommunikation, um zu erwähnen, dass du die Zusammenarbeit zu schätzen weißt, Freude am Projekt hast o. ä. Denn nichts motiviert und verbindet so sehr wie Wertschätzung. Außerdem stärkt du auf diese Weise die Verbindung zu deinem Kommunikationspartner – vor allem dann, wenn ihr euch nur digital austauscht.
Betone in deinen E-Mails, dass du im Fall von Fragen ansprechbar bist. Wenn beispielsweise der Kunde eher zurückhaltend ist oder du dir unsicher bist, wie deine Dienstleistung ankommt, frage direkt nach Feedback – ohne dich dabei kleinzumachen, aber das versteht sich ja von selbst.
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Deine Yavi
